Resepsionis
Karir, Profesi

Resepsionis: Pengertian, Fungsi, Tugas, Gaji dan Tanggung Jawabnya

Resepsionis merupakan karyawan pertama yang berhubungan langsung dengan publik / klien / customer. Pegawai profesional ini bertanggung jawab untuk memberikan kesan pertama yang baik bagi perusahaan, atau bisa dibilang sebagai wajah perusahaan. Jika resepsionis adalah profesi impian Anda, baca dulu artikel berikut dengan cermat ya.

Pengertian Resepsionis

Resepsionis adalah seseorang yang duduk di meja paling depan suatu perusahaan / organisasi dan memiliki tanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas administratif, termasuk menyapa klien, menjawab telepon, memberikan informasi kepada publik dan pelanggan, serta menghubungkan panggilan telepon dari luar ke dalam kantor.

Fungsi Resepsionis

Secara umum, resepsionis berfungsi sebagai titik kontak pertama antara publik dengan karyawan perusahaan.

Tugas yang Dikerjakan Resepsionis

  • Menjawab, menyaring, dan meneruskan panggilan telepon
  • Menciptakan lingkungan yang ramah, menyapa, menginformasikan, dan mengarahkan pengunjung dengan cara yang sopan dan profesional
  • Menjaga keamanan meja depan dan daftar akses keamanan, melacak pengunjung yang masuk dan keluar, serta melaporkan setiap aktivitas yang mencurigakan kepada staf keamanan
  • Menerima dan / atau mengirim informasi atau dokumen menggunakan komputer, surat, atau mesin faks
  • Melakukan tugas dukungan administratif lainnya seperti membuat janji temu
  • Menyusun dan mendistribusikan memo kantor dan korespondensi untuk selanjutnya diinformasikan kepada karyawan atau klien
  • Mengumpulkan, menyortir, mendistribusikan, dan mempersiapkan pengiriman surat lewat kurir
  • Memproses dan menyiapkan voucher perjalanan atau dokumen lainnya
  • Menjawab pertanyaan, menangani keluhan, dan / atau mengarahkan orang ke pihak / sumber yang sesuai
  • Mempromosikan layanan dan / atau produk perusahaan
  • Membantu entri data dan database, serta membuat faktur dan pembukuan

Pendidikan Minimal

Pendidikan minimal untuk menjadi seorang resepsionis adalah D3 atau S1 untuk semua jurusan. Namun, Anda akan lebih diutamakan jika berasal dari jurusan administrasi perkantoran.

Keahlian dan Skill

Sebelum melamar posisi resepsionis, pastikan bahwa Anda sudah memiliki tujuh sifat berikut ini:

1. Komunikasi yang Efektif

Pertama dan terpenting, Anda harus memiliki keterampilan komunikasi verbal yang baik. Mendengarkan secara aktif dan memiliki keterampilan layanan pelanggan yang hebat juga merupakan suatu keharusan. Anda juga harus bisa menghubungkan penelepon dan pengunjung dengan karyawan yang tepat, serta menangani masalah atau keluhan pelanggan dengan cara yang paling dibutuhkan.

2. Multitasking

Bisa menangani beberapa tugas secara bersamaan adalah suatu keharusan bagi resepsionis. Misalnya menjawab telepon sambil kontak tatap muka dengan klien, pengunjung, atau karyawan lain. Selesaikan setiap tugas dan situasi ini dengan tenang serta efisien.

3. Profesional

Sebagai orang pertama yang ditemui pelanggan, pengunjung umum, investor, dan publik lainnya, Anda harus bisa memberikan kesan pertama yang baik dalam hal penampilan maupun sikap. Bahkan ketika Anda sedang sangat bad mood atau sedih, jangan pernah menunjukkan wajah masam dan galau di depan pengunjung.

4. Percaya Diri

Keterampilan interpersonal yang baik melampaui kemampuan komunikasi dasar. Jadilah orang yang mudah beradaptasi, dapat memberi dan menerima kritik dengan cara yang elegan, dan tampillah secara percaya diri tapi tidak sombong.

5. Kecakapan Teknis

Resepsionis di perusahaan bidang apapun harus bisa menggunakan komputer, mesin fotokopi, printer, dan alat-alat modern lainnya. Semakin banyak pengalaman yang Anda miliki, semakin besar kemungkinan Anda akan diterima. Keterampilan memproses kata dan akrab dengan Excel, media sosial, atau perangkat lunak khusus lainnya juga merupakan suatu keharusan.

6. Terorganisir

Sebagai wajah pertama di perusahaan, Anda harus bisa menjaga area kerja Anda tetap rapi, sambil mengatur file, setumpuk kartu nama, kalender, dan memo-memo penting lainnya dalam tempat yang terorganisir.

7. Menguasai Bahasa Asing

Akan ada berbagai jenis orang yang datang ke perusahaan Anda, baik warga lokal maupun mancanegara. Sebagai bahasa lokal utama, Anda bisa menggunakan Bahasa Indonesia bahkan meskipun pengunjung adalah orang Jawa atau Sunda. Namun untuk bisa berkomunikasi dengan warga asing, minimal Anda harus bisa berbahasa Inggris.

Lihat juga: Tugas dan Gaji Teller Bank

Gaji Resepsionis

Gaji resepsionis bervariasi tergantung bidang dan wilayahnya, tapi secara umum berkisar dari Rp 2.800.000 sampai Rp 4.000.000 per bulan.

Prospek Pekerjaan Resepsionis

Lebih dari sekedar menyambut tamu, resepsionis merupakan jalur karir yang bagus dengan gaji yang lumayan besar. Bagi banyak orang yang mengunjungi perusahaan, Anda adalah orang pertama dan terakhir yang akan mereka lihat. Pekerjaan ini juga akan membuat Anda sangat terampil dan bisa naik jabatan menjadi manajer kantor atau pindah ke layanan pelanggan jika Anda suka bekerja dengan publik.

Macam Profesi Resepsionis

Berikut adalah lima contoh resepsionis:

  • Resepsionis rumah sakit dan kantor dokter: bertugas mengumpulkan informasi pribadi pasien dan mengarahkan pasien ke ruang tunggu.
  • Resepsionis perusahaan pusat: bertugas menyapa pengunjung dan mengatur jadwal ruang rapat atau area konferensi umum.
  • Resepsionis salon kecantikan dan rambut: harus bisa mengatur janji temu, mengarahkan klien ke penata rambut, dan kadang merangkap sebagai kasir.
  • Resepsionis hotel: bertanggung jawab menyapa tamu, mengkonfirmasi reservasi, menjelaskan fasilitas hotel, memproses pembayaran, mengantar ke kamar, dan memberikan kunci kamar.
  • Resepsionis bank: tugas rutinnya adalah menyapa dan membuat pelanggan merasa disambut di bank tersebut.

Tips Menjadi Resepsionis

Jadilah resepsionis yang hebat dengan melengkapi skill dan keahlian yang sudah Anda punya dengan beberapa tips dan trik berikut:

1. Sering Tersenyum

Senyum adalah cara termudah untuk membuat Anda tampak ramah, dan tentu saja imbangi dengan nada bicara yang sopan. Tak hanya saat tatap muka langsung dengan pelanggan, saat berbicara di telepon pun perlu Anda lakukan. Selain itu, senyum akan membantu Anda merasa tenang dan bahagia.

2. Hindari Makan dan Mengunyah Permen

Anda tidak akan bisa memberikan kesan pertama yang baik jika mulut Anda penuh dengan makanan atau terlihat sibuk mengunyah permen karet. Begitu juga saat Anda menerima telepon, orang di seberang sana tidak akan bisa mendengar suara Anda dengan jelas. Jika ingin makan, menjauhlah dari area resepsionis.

3. Jangan Bermain Gadget

Mirip dengan menjauhkan makanan dari area resepsionis, gadget pribadi juga harus disingkirkan sampai jam istirahat tiba. Karena perangkat pribadi bisa membuat fokus dan perhatian Anda teralihkan dan berpotensi menyebabkan miskomunikasi atau informasi.

4. Panggil Nama Lawan Bicara

Ada satu trik super ampuh yang bisa membuat Anda dan perusahaan Anda terlihat profesional, yaitu dengan memanggil nama lawan bicara. Misalnya, “Selamat pagi Bapak Budi. Kami sudah siapkan kamar sesuai dengan pesanan Anda……” Lawan bicara Anda akan merasa terkesan dan diistimewakan karena Anda tahu dan mengingat namanya.

5. Gunakan Papan Memo

Papan pesan ini dapat membantu Anda bekerja dengan lebih efisien, seperti menunjukkan informasi apa yang harus Anda sampaikan kepada klien atau karyawan, catatan penting apa saja yang harus Anda perhatikan, dan sebagainya.

6. Jangan Pernah Mengatakan “Saya Tidak Tahu”

Ada kemungkinan bahwa Anda akan diberi pertanyaan yang Anda tidak tahu apa jawabannya, tapi menggunakan frasa “Saya tidak tahu” bukanlah jawaban yang tepat. Sebagai gantinya, gunakan kalimat, “Baik Bapak Budi, saya akan mencarikan informasi mengenai hal tersebut, mohon tunggu sebentar ya”

Berdasarkan penjelasan di atas, bisa disimpulkan bahwa resepsionis merupakan jembatan informasi antara klien dengan pihak manajemen perusahaan. Meski terlihat mudah, menjadi seorang resepsionis ternyata membutuhkan skill dan keahlian. Bahkan ada beberapa tips khusus yang perlu Anda praktekkan jika ingin menjadi resepsionis yang profesional.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *