Administrasi Perkantoran
Karir, Profesi

Administrasi Perkantoran: Pengertian, Fungsi, Tugas, Gaji dan Tanggung Jawab

Sebuah instansi atau perusahaan terdiri dari beberapa divisi yang memiliki satu tujuan yang sama, yaitu menjalankan, mengembangkan, dan memajukan perusahaan. Salah satu nama dari divisi ini adalah bagian administrasi.

Namanya sudah tidak asing lagi, bukan? Ya, Anda pasti sudah sering melihatnya di berbagai info lowongan pekerjaan. Jika tertarik untuk melamar pekerjaan ini, Anda harus tahu dulu nih apa itu staff administrasi, tugas-tugasnya, dan bagaimana cara menjadi staff admin yang baik.

Pengertian Pegawai Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah sekumpulan orang yang melakukan serangkaian aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan perencanaan keuangan, pencatatan dan penagihan, menyelenggarakan acara, serta distribusi fisik dan logistik dalam suatu instansi.

Fungsi Pegawai Administrasi Perkantoran

Secara umum, fungsi pegawai administrasi adalah membuat sistem perusahaan bisa dijalankan dengan baik agar visi perusahaan bisa tercapai.

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran

Pegawai administrasi memberikan dukungan administratif dan administrasi kepada perusahaan dengan melakukan tugas-tugas berikut ini:

1. Mengatur Kantor

Mengorganisir kantor pada jalur modem melibatkan manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Dengan kata lain, pekerjaan kantor harus direncanakan dengan baik, ditata, kemudian dijalankan sesuai rencana.

2. Menetapkan Rutinitas dan Sistem Kantor

Semua pekerjaan di kantor saling bergantung dan berkaitan. Karena itu, perusahaan harus membuat “Sistem dan Prosedur” untuk setiap jenis pekerjaan, sehingga kinerja pekerjaan kantor bisa lebih stabil dan rapi.

3. Pengarsipan Data

Data-data kantor berfungsi sebagai gudang informasi untuk berbagai divisi. Agar informasi tersebut bisa diakses dengan lebih mudah, data-data harus diinput dan direkap dengan benar, baik dalam bentuk file maupun kertas.

4. Membuat Agenda

Agenda yang dimaksud meliputi jadwal pertemuan dengan klien/relasi, meeting kantor, kegiatan atau event tertentu, jadwal pertemuan dengan investor, dan semacamnya.

5. Memilih dan Membeli Peralatan Serta Perlengkapan Kantor

Agar setiap tugas bisa dilakukan dengan nyaman, perusahaan harus menyediakan furniture yang tepat untuk para stafnya, seperti lemari dokumen, meja kursi kerja, serta perangkat modem seperti telepon, kalkulator, komputer, mesin absensi, mesin fotokopi, mesin faks, mesin hitung uang, printer, scanner, proyektor LCD, WiFi, dan sebagainya.

Begitu juga dengan kebutuhan sehari-hari karyawan seperti air minum, gelas dan cangkir, gula dan kopi/teh, sabun cuci tangan, air kran, penjepit kertas, kalender, tempat kartu nama, flashdisk, dan banyak lagi.

6. Pendidikan Minimal

Biasanya, perusahaan merekrut staf admin dengan pendidikan minimal S1 jurusan administrasi perkantoran (kesekretariatan).

Keahlian dan Skill Admin Perkantoran

Inilah beberapa keterampilan yang harus Anda miliki jika ingin bekerja sebagai staff administrasi:

1. Kemampuan Komunikasi

Karyawan administrasi harus memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang baik. Karena staff admin akan menjadi titik kontak pertama antara perusahaan dan klien atau perusahaan dengan masyarakat umum. Staff admin juga akan diminta untuk melaksanakan tugas administrasi yang melibatkan tingkat komunikasi tertulis yang luar biasa, sehingga ejaan, tata bahasa, dan struktur kalimat harus selalu benar.

2. Manajemen Arsip / Kertas

Staf administrasi harus memiliki kemampuan mengelola korespondensi bisnis yang baik, seperti pengarsipan, penyortiran, dan organizing (pengorganisasian). Namun tidak sekedar bisa, tugas-tugas ini juga harus dilakukan dengan cepat.

3. Pembukuan

Personil administrasi harus terbiasa dengan pembukuan, baik secara konvensional maupun modern, seperti menggunakan Excel, Quicken, Turbotax, dan sebagainya.

4. Keterampilan Mengetik

Kemampuan mengetik sangat penting untuk staff administrasi di era modern seperti saat ini. Tidak ada metode pengetikan khusus yang harus Anda kuasai, tapi Anda harus memiliki kemampuan mengetik yang cukup cepat dan tentunya tidak banyak salah.

5. Teliti

Mengingat tugas-tugas admin yang harus mengorganisir dokumen, merekap data, hingga membuat jadwal kegiatan dan menyusun agenda, Anda harus memiliki ketelitian tingkat tinggi. Karena jika Anda memasukkan satu saja angka yang salah, akibatnya mungkin bisa fatal.

6. Tidak Mudah Emosi

Agar bisa menyelesaikan berbagai tugas dengan benar meskipun berada di bawah tekanan, Anda harus menjadi pribadi yang tenang dan tidak gampang emosi.

7. Bisa Bekerja dalam Tim

Anda harus menjadi orang yang bisa berbaur dengan orang lain, karena staff admin harus bekerja bersama dengan banyak orang yang memiliki sifat / karakter beragam.

Gaji Admin Perkantoran

Staff admin di Indonesia memiliki gaji rata-rata Rp 52.900.000 per tahun, atau sekitar Rp 27.000 per jam. Pegawai baru biasanya memiliki pemasukan sekitar Rp 30.000.000 per tahun, sedangkan karyawan berpengalaman memiliki gaji sekitar Rp. 78.000.000 per tahun.

Prospek Pekerjaan Profesi Admin Perkantoran

Peluang kerja di administrasi perkantoran meliputi:

  • Sekretaris
  • Pegawai kantor
  • Asisten administratif
  • Petugas penagihan
  • Petugas penagihan utilitas
  • Pembukuan / asisten akuntansi
  • Staff personalia
  • Event organizer
  • Staff operasional pameran
  • Personal assistant
  • Seksi hubungan Massa

Macam Profesi Staff Administrasi Perkantoran

Jenis-jenis staff admin paling populer serta perannya masing-masing adalah sebagai berikut:

  • Asisten administrasi: membantu menyediakan berbagai jenis dukungan administratif di dalam kantor.
  • Asisten kantor: secara umum, tugasnya adalah menulis dan mengirim email, menjawab telepon, dan mengajukan dokumen.
  • Staff administrasi gudang: tugasnya meliputi rekap data barang, memeriksa stok barang, mengklaim pembayaran masuk dan keluar, dan memesan barang.
  • Petugas entri data: bertugas untuk mengatur dan menyimpan data perusahaan, baik di komputer atau secara manual melalui pengarsipan kertas.
  • Resepsionis: biasanya, tugas resepsionis adalah menjawab telepon, menyambut tamu / klien / investor, membuat draf surat, dan menerima serta mengirim paket melalui kurir.
  • Asisten eksekutif: bertugas memberikan dukungan administratif kepada eksekutif, direktur, dan personel tingkat tinggi lainnya.
  • Manajer operasional: bertugas mengawasi fungsi SDM tingkat tinggi, seperti merekrut dan melatih karyawan baru, serta meningkatkan kualitas dan efisiensi tempat kerja.
  • Manajer kantor: mengawasi departemen tertentu dari sebuah perusahaan, serta bertanggung jawab atas penganggaran dan pembelian barang untuk departemen khusus.
  • Manajer fasilitas: mengawasi bangunan fisik tempat Anda bekerja, mulai dari area parkir hingga gudang.
  • Asisten eksekutif senior: memberikan bantuan kepada eksekutif tingkat atas dan manajer perusahaan.

Tips Menjadi Staff Admin Perkantoran

1. Disiplin Waktu

Banyaknya tugas yang dikerjakan menuntut staff admin harus bisa disiplin waktu, termasuk jadwal kedatangan, ketepatan waktu dalam mengatur jadwal, mencapai target yang sudah ditentukan, dsb.

2. Tingkatkan Keterampilan Komunikasi

Sebagai staff administrasi, Anda harus bisa menulis surat, memo, dan menangani korespondensi menggunakan tata bahasa dan tanda baca yang tepat. Begitu pula dengan kontak mata, nada bicara, dan gestur tubuh Anda saat berhadapan langsung dengan klien.

3. Sempurnakan Keterampilan Aplikasi

Misalnya, dengan mempelajari cara membuat presentasi PowerPoint dan memiliki kemampuan untuk menggunakan aplikasi lain yang berguna bagi perusahaan, Anda meningkatkan keterampilan dan nilai Anda sebagai staff administrasi.

4. Profesional

Mempertahankan sikap profesional, menghindari gosip, dan tetap menjaga rahasia perusahaan adalah kualitas penting bagi staff administrasi.

Staff administrasi adalah salah satu bidang terpenting dalam sebuah perusahaan, karena memainkan peran kunci dalam infrastruktur organisasi apa pun, terlepas dari skalanya. Seorang karyawan yang melakukan aktivitas ini biasanya disebut “administrator kantor”.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *